Kategoria | Eksperienca | Tipi | Pagesa | Finance | Full-time | -- |
Përshkrimi
Kompania Mane TCI, lider në ndërtim dhe investim të projekteve zhvilluese, në Shqipëri dhe rajon kërkon të punësojë Asistente/e Ekzekutive dhe Arshiviste.
Detyrat
-Organizon orare udhëtimi dhe rezervon bileta për Drejtorin Ekzekutiv sipas nevojës;
-Pret/përcjell vizitorët, në kohë duke rakorduar shoferët me mjetet e duhura dhe në hotelet përkatëse;
-Organizon takime të ndryshme për punonjësit e administratës dhe Drejtorin Ekzekutiv, dërgon reminder në kalendar çdo pjesëmarrësi me orën e saktë dhe vendin e takimit, mban minutat e takimit, e përpilon në të pastër në formatin e kompanisë dhe e dërgon tek pjesëmarrësit, më pas e ruan në intranet / SharePoint;
-Pret telefonatat hyrëse në mungesë të koordinatores se zyrës duke informuar personat përkatës;
Detyra administrative:
-Ndarja dhe sistemimi i dokumenteve të kompanisë sipas departamenteve dhe projekteve;
-Vënia në dispozicion të dokumenteve për punonjësit e departamenteve të ndryshme;
-Protokollimi i të gjithë dokumenteve hyrëse dhe dalëse sipas procedurës së protokollimit;
-Hartimi i Rregullores për organizimin e dokumentacioneve në kompani;
-Përgatitja dhe shpërndarja e regjistrave që përdor arkivi (në kompani);
-Tërheqja dhe grumbullimi i dokumenteve nga departamentet e kompanisë;
-Suport për stafin në mënyrën e protokollimit dhe arshivimit të dokumenteve;
-Kontrollon arshivën në kantiere;
-Menaxhon dokumentacionet hyrëse dhe dalëse në dosje, shoqëruar me indeksin përkatës;
-Zhvillon dhe formaton dokumente të ndryshme si dhe asiston në përgatitjen e materialeve të prezantimit të kompanisë;
-Ndjek përgatitjen e newsletter deri në variantin përfundimtar;
-Skanon kontratat dhe i vendos në intranet sipas natyrës së tyre;
-Përkthen saktë dokumentet në kohën e kërkuar dhe me cilësinë e kërkuar.
Kualifikimet
Edukimi:
-Të zotërojë diplomë universitare/përparësi edukimi në profilin inxhinierik.
Kualifikime të tjera:
-Aftësi të mira komunikimi si direkte ashtu dhe me telefon me klientët, vizitorët, menaxherët dhe stafin;
-E/I aftë të punojë në skuadër por edhe në mënyrë individuale;
-E/I aftë të koordinojë dhe balancojë punën; Fleksibël, e/i zotuar për punë dhe e/i përpiktë;
-Njohuri shume të mira në Paketën Microsoft Office;
-Zotërim i gjuhës angleze të mbrojtur dhe në nivel shumë të mirë të shkruar dhe të folur (Njohja e gjuhëve të tjera të komitetit evropian do të përbënin avantazh);
-Të bashkëpunojë me stafin e departamentit për të gjitha detyrat;
-Të jetë etik/e në marrëdhënie me kolegët;
-Shkrim të mirë daktilografik;
-Sistematik/e dhe e/i rregullt;
-Të ketë njohuri mbi rregulloret e arshivimit.